Shadow IT in Schweizer KMUs: Die unsichtbare Gefahr in Ihrem Unternehmen

NEWS VOM 1. JULI 2025

In vielen Unternehmen, oft unbemerkt, nutzen Mitarbeitende nicht genehmigte Software, Apps oder Cloud-Dienste, um ihre Arbeit effizienter zu gestalten. Diese sogenannten «Shadow-IT»-Lösungen entstehen meist aus guter Absicht, stellen aber ein erhebliches Sicherheits- und Compliance-Risiko dar. Besonders in kleinen und mittleren Unternehmen (KMUs), wo klare IT-Richtlinien nicht immer vorhanden sind, kann Shadow IT schnell ausser Kontrolle geraten. In diesem Blogbeitrag erklären wir, was Shadow IT ist, warum sie problematisch ist und wie wir als IT-S GmbH unsere Kunden gezielt unterstützen können, dieses Risiko zu identifizieren und zu managen.

Was ist Shadow IT überhaupt?

Shadow IT bezeichnet die Nutzung von IT-Systemen, Software oder Cloud-Diensten innerhalb eines Unternehmens – ohne Wissen oder Zustimmung der IT-Abteilung. Häufig genutzte Beispiele sind etwa: Dropbox oder Google Drive zur Dateiablage, WhatsApp für die interne Kommunikation, oder Projekttools wie Trello oder Notion ohne zentrale Steuerung.

Warum ist Shadow IT gefährlich?

Einige der zentralen Risiken sind, Sicherheitsprobleme durch ungeprüfte Tools, die Malware einschleusen oder sensible Daten gefährden können, Verlust der Kontrolle über eingesetzte Technologien und Datenflüsse in der Organisation, Verstösse gegen Datenschutz- und Compliance-Vorgaben wie DSGVO, FINMA oder branchenspezifische Richtlinien.

Warum Mitarbeitende trotzdem auf Shadow IT setzen. 
Die Gründe dafür liegen unter anderem in:

• Fehlende oder unflexible offizielle Tools
• Zeitdruck und Bequemlichkeit
• Unklarheit über die Risiken
• Wunsch nach modernen, benutzerfreundlichen Lösungen

Wie wir von der IT-S GmbH helfen können

• Wir begleiten Sie mit gezielten Leistungen: Wir führen Shadow-IT-Audits durch und analysieren bestehende Softwarelandschaften.
• Wir entwickeln nutzerzentrierte IT-Strategien und beziehen Ihre Mitarbeitenden aktiv mit ein.
• Wir bieten praxisnahe Awareness-Schulungen, auf Augenhöhe, ohne Schuldzuweisungen.
• Wir helfen Ihnen, klare Prozesse und transparente Richtlinien zu etablieren.
• Wir setzen Zero-Trust-Ansätze und effektives Monitoring um, um IT-Sicherheit nachhaltig zu verbessern

Fazit

Shadow IT ist selten ein reines Technikproblem – sondern ein Kommunikations- und Strategieproblem. Statt auf Verbote zu setzen, sollten Unternehmen mit ihrem IT-Partner praktikable Lösungen erarbeiten. Wir bei der IT-S GmbH verstehen uns als beratende Instanz, die nicht nur Risiken erkennt, sondern gemeinsam mit Ihnen moderne, sichere Alternativen schafft. Der Schlüssel liegt in der Balance zwischen Kontrolle und Flexibilität.

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+41 71 966 63 63 

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